Begleitschreiben, Antwortschreiben und Nachsendung

Im Briefverkehr mit z.B. Ämtern sind Antwortschreiben, Begleitschreibungen und Nachsendung von großer Bedeutung für die schriftliche Kommunikation. Begleitend mit der Erstellung solcher Schreiben entstehen meist bei Ungeübtheit Probleme mit der Formatierung der Dokumente, sowie generelle Unsicherheiten, wie z.B. das Frankieren verschiedener Briefumschläge.

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Briefe für die Anträge

Briefe für die Anträge - Begleitschreiben, Antwortschreiben und Nachsendung

Im Briefverkehr mit z.B. Ämtern sind Antwortschreiben, Begleitschreibungen und Nachsendung von großer Bedeutung für die schriftliche Kommunikation. Begleitend mit der Erstellung solcher Schreiben entstehen meist bei Ungeübtheit Probleme mit der Formatierung der Dokumente, sowie generelle Unsicherheiten, wie z.B. das Frankieren verschiedener Briefumschläge. Um möglichst viele dieser Probleme zu lösen, bietet Briefform.de passende Formulare, Beschreibungen und Informationen, um den Briefverkehr möglichst leicht und schnell gestalten zu können. Einhergehend bietet Briefform.de dennoch ein Mindestmaß an Professionalität bei der Erstellung.

Antragsstellung: Anfrage an Vertragsformularen bzw. schriftliche Antragsstellung

Mit diesem Schreiben kann man die Vertragsformulare zu einer Vertragsstellung anfordern. Natürlich gibt es neben der schriftlichen Anfrage noch die Möglichkeit persönlich diese abzuholen, aber der wesentlich bessere Weg ist, erstmal zu prüfen, ob passende Formulare im Internet bereits als Download zur Verfügung stehen. Eventuell kann man diese auch Online anfordern. Bei Ämtern, z.B. Bafög, wird auch häufiger angeboten, Formulare telefonisch anzufordern. Dabei teilt man dem jeweiligen Berater seine E-Mail mit, um das benötigte Formular oder Muster als E-Mail mit z.B. einer PDF im Anhang zu erhalten.

Bei telefonischer Anfrage entsteht auch der Vorteil zeitgleich bestehende Fragen zu klären, sowie eventuelle Voraussetzungen bzw. Berechtigungen zu überprüfen und einen Überblick über benötigte Nachweise zu bekommen. Gerade bei Bafög oder AFBG (Aufstiegs-Bafög) Anträgen entsteht ein sehr hoher Briefverkehr. Eine gute Beratung ist unabdingbar, wenn sichergestellt werden muss, dass Sie schnellstmögliche Bearbeitung wünschen. Je nach Bafög-Amt dauert diese mehrere Wochen bis zu mehrere Monate. Es gilt hier überwiegend die Regel: Beantragen Sie Ihr Bafög so früh wie möglich, mindestens vier Monate vor Beginn der zu besuchenden Maßnahme! Wenn Sie die erforderlichen Vertragsformulare bekommen, können Sie diese nun ausfüllen und am besten mit einem Begleitschreiben per Brief und Post senden.

Wenn Sie einen Nachweis über den Erhalt des Briefes des Empfängers benötigen, ist es ratsam bei Ihrer jeweiligen Poststelle die Versandart "Einschreiben" zu wählen, allerdings steigen dabei auch die Versandkosten. Eine aktuelle Kostentabelle finden Sie hier: LINK

Einfache Begleitschreiben für die Antragstellung

Man muss nicht jedes Mal bei der Arbeitsagentur, dem Sozial- oder einem anderen Amt erscheinen. Mit einem formlosen Schreiben können Formulare für die Anträge vorbestellt werden. Antrag auf Arbeitslosengeld, Sozialleistungen oder Hartz IV Anträge wie Grundsicherung im Alter, Antrag auf Unterhaltsgeld (z.B. Weiterbildung), Hilfe für Erwerbsfähige, Kostenübernahme für Krankenkassen-Zusatzbeitrag, Außerordentlicher Bedarf, Kosten für Unterkunft und Heizung, Umzugskosten, Mietkaution, Mietschulden...

Die Gründe sind vielzählig und dementsprechend auch individuell. Aufgrund dessen ist es sehr wichtig dem Empfänger die notwendigsten Inhalte mitzuteilen. Weiter unten finden Sie eine Hilfestellung "Allgemeine W-Fragen" bezüglich der Erstellung eines einfachen formlosen, aber auch eines formellen Briefes, um sicherzustellen, dass auch alle notwendigen Inhalte im Brief erfasst sind.

Dabei ist es ratsam direkt, aber freundlich zu bleiben und unwesentliche Inhalte, so gut, wie es geht, zu vermeiden. Dadurch freut sich der Sachbearbeiter und kann aufgrund klarer Forderungen, wie z.B. "Erhöhung des Unterhaltsbeitrages gemäß BGBl. 2020, Teil I Nr. 51, S. 2344 §1" schnell auf das Schreiben eingehen und antworten. Neben dem hauptsächlichen Schreiben könnten noch Anlagen zum Nachweis bestimmter Situationen dienen, auch könnte eine Bearbeitungsnummer notwendig sein, wenn es sich um einen wiederholenden Briefverkehr handelt. Eventuelle Kommunikationswünsche oder –möglichkeiten bedürfen auch Angaben, wie z.B., "Ich bitte Sie mich schnellstmöglich unter dieser Festnetznummer zu erreichen: 1234-123456". Zuletzt ist es wichtig Höflichkeitsklauseln bzw. Grußformeln zu nutzen, mit Name und Vorname des Verfassers / Antragstellers, sowie einer Unterschrift.

Beispiel-Antragssendung: Begleitschreiben für Brief mit Antrag und Kopien von Nachweisen. Aufstellung der Kosten und Belastungen für Hauseigentum.

hiermit füge ich die Aufstellung über die Kosten und Belastungen für das Hauseigentum als Anlage zum Antrag bei.

Grundsteuer: Wassergeld: Kanalbenutzungsgebühren: Versiegelte Fläche: Wohngebäudeversicherung: Abfallgebühren: Schornsteinfegergebühren: Straßenreinigungsgebühr: Erbbauzinsen: Erhaltungsaufwand: Sonstige Bewirtschaftungskosten: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung: Summe: € (Jährlich/ Monatlich)

Nachweise: Gebührenbescheid Sozialhilfeleistungen Nachweis sonstiger Vermögen Schulbesuchsbescheinigung Ausbildungsvertrag Nachweis Ausbildungsvergütung Rechnungskopie Heizungskosten Aufstellung über die Kosten und Belastungen für das Hauseigentum Nachweis Kindergeldbezüge Steuererklärungen für die Jahre XXXX Nachweis Bankguthaben Nachweis Lebensversicherung Nachweis des Immobiliendarlehens Kranken- und Pflegeversicherung

Ein Begleitbrief wird oft benötigt als Erklärungsschreiben beim Senden von angeforderten, sowie zusätzlichen Unterlagen oder Dokumenten bzw. als eine kurzgefasste schnelle Antwort auf die Anfragen. Diese Briefvorlage kann nur unter bestimmten Voraussetzungen eins zu eins übernommen werden. Ergänzen oder passen Sie den Brieftext gerne an Ihre eigene Situation an. Eine andere Briefvorlage: Muster Antwortschreiben auf den Hinweis fehlender Unterlagen kann ebenfalls helfen.

Begleitbriefe sind ebenfalls sehr hilfreich bei der Antragstellung. Stellen Sie sich vor, dass Sie selbst Antragsbearbeiter sind und den Antragsteller und seine persönliche Situation nicht kennen. Jeder Hinweis und jede Bemerkung für den Antrag helfen, diesen schneller und korrekt zu bearbeiten. So ist zum Beispiel richtige die Benennung und Nummerierung von vielen Nachweisen, Bescheinigungen bzw. Dokumentenkopien ein Vorteil. Wird eine Kopie in zwei Antragspunkten genannt, kann dann beispielweise mit 2.1 und 2.2 markiert werden. Diese Aufteilungsmöglichkeit trennt Dokumente in Kategorien ein und hilft ein schnellen Überblick zu erhalten. Ein kurzes und sachliches Begleitschreiben wird meistens ausreichen. Vergessen Sie aber dabei nicht alle z.B. mitgesendeten Dokumente oder Kopien am Ende vom Begleitschreiben aufzulisten. So kann man sicherstellen, ob alle Dokumente auch tatsächlich eingegangen sind.

Bitte beachten Sie, dass die Anträge aufgrund unvollständiger Angabe oder fehlender Nachweise zeitverzögert bearbeitet werden können.

Begleitbrief - Brief zu einer Sendung, Synonym: Begleitschreiben - beigelegtes Schreiben, das nähere Angaben über eine Sendung enthält bzw. Erklärungsschreiben. In z.B. Schweiz haben die Wörter "Begleitbrief" und "Begleitschreiben" auch gleiche Bedeutungen wie Anschreiben oder Bewerbungsschreiben.

Beispiel-Antwortschreiben mit Mustertexten/ Antwortbeispielen

Auf die Anfragen antworten, fehlende Angaben ergänzen und angeforderte Nachweise nachsenden. Das Antwortschreiben ist im Grunde nur eine einfache Antwort auf den Brief einer Behörde, Versicherung oder eines Amtes, Unternehmers. Beispielsweise können Rückfragen bei der Antragstellung für Bafög entstehen oder auf fehlende Unterlagen hingewiesen werden. Um den Briefverkehr aufrecht zu erhalten reichen meist kurze Antworten mit Anlagen von z.B. Nachweisen, um eine Antragsbearbeitung fortführen zu können. Hier sehen Sie entsprechend einige Antwortbeispiele:

hiermit sende ich die angeforderten Nachweise für weitere Kosten zum Antrag "XYZ"

hiermit sende ich die angefragten Unterlagen, die für den Abschluss der Kündigung benötigt werden. In den Anlagen finden Sie:
- Den Versicherungsschein
- Kopie der Darlehensrückzahlungsbestätigung

hiermit sende ich die angefragten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen zu.

Unterschiedliche Änderungen, das Nachsenden von Unterlagen und Rechnungen, Widersprüche und andere Antworten auf ein Sozialamt-Schreiben können per Brief erledigt werden.

Allgemeine W-Fragen für die Briefgestaltung

Allgemeine W-Fragen können helfen für Briefgestaltung: Wer schreibt und wem wird geschrieben. Warum wird das Schreiben erstellt, welchem Zweck dient es und was soll erreicht werden? Welche Informationen sind schon bekannt, müssen ergänzt werden, ob diese sehr wichtig sind und wie sollte auf diese reagiert werden? Welche Unterlagen/ Nachweise sollen mitgesendet werden? Wie viel Zeit hat man um darauf zu reagieren (Fristen). Wie können alternative Problemlösungen per Telefon, Fax oder E-Mail weiterhelfen?